HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA VIRANOMAISTOIMINNASSA

Erikoistyö 83 sivua
34. Tietojen hallinta - tietoasiantuntijakoulutus 2001-2002
Teknillinen korkeakoulu, Koulutuskeskus Dipoli, Espoo 2002
Dipoli-raportit / Dipoli Reports C 2002:6
ISBN: 951-22-6005-0 ISSN: 1458-4867

Tiivistelmä

Hyvä tiedonhallintatapa on dynaaminen käsite. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki) kirjattiin ensimmäistä kertaa lain tasoiseen säädökseen hyvää tiedonhallintatapaa koskeva säännös. Hyvän tiedonhallintatavan oikeudellinen viitekehys hahmottuu keskeisesti julkisuuslain ja -asetuksen kautta, joita täydentävät erityislait ja alemman tasoinen normisto. Hyvää tiedonhallintatapaa koskeva julkisuuslain 18 § on kirjoitusasultaan väljä ja tavoitteellinen. Laissa määritelty hyvä tiedonhallintatapa on riippuvainen sen omaksumisesta käytännössä. Toisin sanoen hyvä tiedonhallintapa -normisto muotoutuu ja elää ajasta ja paikasta riippuvaisena.

Elektroninen tietoympäristö asettaa vaatimuksia, mutta tarjoaa myös uusia välineitä hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiselle. Metatieto on keskeinen keino, jolla voidaan saada säilymään sähköisen asiakirjan kontekstisuus ja edistetään sen saatavuutta. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat hyvän tiedonhallintatavan perustana. Arkistonmuodostussuunnitelma on keskeinen tiedonhallintakeino, joka ohjaa organisaation arkistointia, rekisteröintiä ja seulontaa. Se on asiakirjatiedon ja tietojärjestelmien kokonaiskuvaus, jonka avulla voidaan tarkastella hyvän tiedonhallintatavan toteutumista. Asiakirjahallintoa ja arkistotoimea kehittämällä kehitetään samalla hyvää tiedonhallintatapaa.

Laki tähdentää hyvän tiedonhallintatavan toteuttamisessa julkisuuperiaatteen edistämistä. Viranomaisen on huomioitava tiedon julkisuus tai salassapito asiakirjojen käsittelyssä.

Hyvän tiedonhallintatavan vaatimus tiedon nopeasta saatavuudesta, oikeellisuudesta, luotettavuudesta ja ajantasaisuudesta toteutuvat tietosuojan ja tietoturvallisuuden puitteissa. Tietosuoja pyrkii turvaamaan tiedon kohteen, henkilön, yksityisyyden ennen muuta henkilötietolain puitteissa ja tietoturvallisuuden edellyttämät toimenpiteet turvaavat konkreettisen tiedon huomioiden asiakirjojen käsittelyssä tarvittavat laitteisto-, henkilöstö- ja tietoliikenneturvallisuuden.

Hyvä tiedonhallintatapa kokoaa eri tietämyksen hallinnan osa-alueet yhteen. Organisaation sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä riippuu minkälaisen merkityksen hyvä tiedonhallintatapa saa käytännössä.

Asiasanat: arkistointi, arkistonmuodostussuunnitelma, arkistotoimi, asiakirja, asiakirjahallinto, julkisuus, kirjaaminen, kontekstisuus, metatieto, salassapito, tietojärjestelmä, tietosuoja, tietoturvallisuus